一、公司法制IT化改革的必要性和问题点
　　
　　公司在运营、管理中，其在对内和对外的关系上，需要制作并置备各类相关文件，需要向股东、债权人等发出各种通知和公告，需要公告财务报告。反过来，股东、债权人或其他人须向公司发出通知或进行某些权利的请求。关于公司当事人在实施这些事项时能否使用电子手段，我国公司法的有关规定并不是十分明确。同时，更为重要的是，现行公司法虽然没有明确的规定，但按照常识性的理解，公司必须在有形会场召开股东大会及董事会，而股东也必须亲自到会场或委托代理人出席股东大会，否则其效力将会受到质疑。近年来，随着我国经济尤其是IT产业的高速发展，整个社会正在走向信息化，IT技术在企业经营与活动中得到了飞速的发展和应用。在公司法务中，有关股东大会的运营、股东表决权的行使、股东大会会议记录等文件的保存以及公司信息的公示等的电子化，大部分在我国已经付诸实践。在这样一种形势下，公司法关于能否使用电子手段来处理公司法务规定的缺位无疑已不适应信息时代的发展，不能为公司法务提供法律上的支持和保障。
　　公司法制的IT化改革，能节约公司信息处理、信息公开的成本，并能使公司的运营更加迅捷。而对于股东而言，能迅速、低成本地取得公司信息，改善与公司的交流，从而能更好地参与公司的管理和决策，促进公司管理的民主化。尤其是通过股东大会IT化的实现，能同时减轻公司的会议成本和出席股东的成本，能使更多的小股东真正参与公司的管理，从而改善公司的治理结构，提高公司的价值乃至保障证券市场的稳定。同时，从国家的政策层面上来讲，公司法制上的IT化改革反过来肯定会促进企业及整个社会IT化的发展，对我国早日跨入IT强国乃至科技强国的目标提供法制上的支持。
　　我国早已在《合同法》里承认了数据电文的法律效力，最近又颁布了《电子签名法》，甚至还出现了第一部地方性的电子商务法（《广东省电子交易条例》）。从整个大的法制环境来讲，我国已初步具备了公司法制进行IT化改革的条件。况且公司法制不同于电子商务，公司的事务一般来说对交易安全性没有电子商务要求那么高，步子不妨走得快一些、大一些。所以笔者认为我国完全有必要尽早进行公司法制的IT化改革。
　　放眼世界，一些主要发达国家早已经着手进行了改革。美国以特拉华州一般公司法的修改为先驱，正在急速地导入公司法制的IT化。欧洲的英国、德国等国以及亚洲的日本，也先后修改和制定了相关法律，以促进公司法领域的IT化改革。
　　从西方诸国以及下述日本的立法经验来看，我国如果要推进公司法制IT化改革的话，主要要解决好以下几点问题。第一，关于IT化改革的一些基本概念和问题的确定。比如，电子记录、电子方法应如何定义，电子签名或本人的确定，文书到达的效力等。第二，关于如何处理数字鸿沟的问题，即在社会还未充分实现信息化时，如何对待那些没有能力使用电子等手段来行使权利的股东，在公司运营的效率和公平对待股东之间应如何维持平衡。第三，在现阶段，哪些事项可实施IT化，哪些事项须缓行，即IT化的范围问题。这个问题主要关系到现有的电子技术能否保证公司运营安全、快捷而且能够在不牺牲大多数中小股东利益的前提下实施，如召开网上股东大会能否提供股东充分讨论议案的机会、参加网上投票的股东是否需要电子签名等。第四，运营安全出现问题时的处理和对待。如召开网上股东大会，由于系统的繁忙而导致股东无法参加大会或无法行使电子投票权时，该股东大会所通过的决议是否有效。第五，如公司导入电子公告制度，无疑能节省费用，提高效率，但同时也应该考虑如何提高电子公告的公信力以及如何调整与保护债权人程序之间的关系。
　　由于日本在最近几年的商法修改中，新制定和修改了大量的、而且非常细致的促进公司法制IT化改革的规定，为我国将来实施同样的改革提供了一个很好的范本。下文将详细介绍日本公司法制IT化改革的相关规定，并主要以日本法的修改为借鉴，对今后我国公司法制的IT化改革提一些建议和展望。
　　
二、日本公司法制的IT化改革
　　
　　（一）改革的背景及过程
　　为使日本在5年之内成为世界最先进的IT国家，日本政府于2000年制定了其著名的“IT基本战略”计划，确定了许多基本方针，其中重要的一条就是必须要调整包括公司法在内的相关法律。在这一年里，日本先后修改并颁布了以导入用于商业登记制度的电子认证制度及电子公证制度为内容的《修改商业登记法等一部分的法律》、规定电子签名手续方面制度的《关于电子签名及认证的法律》、以及以信息披露制度电子化为目的的证券法修改等法律。在此之后，又颁布了以确定IT社会形成的基本理念、国家的责任以及基本方针为内容的《IT基本法》、以及承认可用电子手段来代替在民商法律关系中所必需的书面手续的《书面一括法》（对以证券交易法为首的50个法律中的相关规定进行了修改）等法律。
　　在这样一连串的改革之后，日本又于2001年11月正式颁布了《关于商法等的一部分法律的修改》（以下简称2001年修改法，并将修改前的商法称作旧商法，修改后的商法称为新商法）。在这次修改法中，以公司有关文件电子化为主要内容的公司法修改是其十分重要的组成部分。随后又在2002年的商法修改中，针对股东大会的电子化作出了个别的补充规定。虽然在上述修改法中作出了关于公司法制IT化的详细规定，但进行公司法制IT化改革并没有就此止步。为了导入电子公告制度，国会又于2004年5月通过了《为了电子公告制度的导入而修改商法等一部分的法律》（以下简称2004年修改法）。
　　（二）2001年修改法中关于公司法制IT化改革的主要内容
　　1．公司法制IT化有关基本概念的规定
　　（1）电磁记录和电磁方法
　　2001年修改法中，新增加了许多关于公司法制IT化改革的有关规定。这些规定，大致可分为两种类型，一种是关于公司相关文件的电子化，另一种则是关于股东行使权利的规定。这些以前只承认用书面方式进行的事项，根据2001年修改法的规定，今后都可用电磁记录以及电磁方法来行使。所谓电磁记录，指的是用电子方式或磁气方式以及其他人的知觉所不能认识的方式来作成的，能够用电子计算机进行信息处理，并且由法务省令（商法施行规则）所规定的记录方式（新商法33条之2第1项）。电磁方法指的是，使用信息处理系统以及利用其他信息通讯技术，并由法务省令（商法施行规则）所规定的方法（新商法130条3项）。
　　（2）电子签名
　　根据旧商法的规定，当作成书面文件时，有些文件作成者必须签名。如果这些文件是用电磁记录作成的话，应考虑利用电子签名。不过，日本新商法并没有统一规定所有要求签名的场合，都可以使用电子签名，而是在一些个别规定中规定了电子签名利用的可能性。关于电子签名的定义，新商法中没有直接给出，一般认为商法中的电子签名的概念应参照《关于电子签名及认证的法律》第2条1项中所规定的电子签名。根据其规定，电子签名指的是为表明该记录的信息是由本人所作成的，并且是没进行过任何改变的，而针对该作成的记录所采取的措施。
　　（3）关于用电子手段发出通知的到达效力
　　根据旧商法的规定，公司向载于或记录于股东名册上的股东住所或股东所通知的住所发出通知时，将通常应该到达时视作通知的到达（旧商法224条1项、2项）。2001年修改法将该条规定中的“所通知的住所”改为“所通知的联络处”（新商法224条1项）。这样一来，电子信箱等自然就包括在内了。至于如何判定到达时间，一般认为只要向电子信箱发出通知就应该视作到达。但考虑到有人不会使用电脑或互联网等问题，发送方为了要享受这种实质发信主义的恩典，必须事先得到接受方的承诺（新商法224条2项）。
　　2．以前规定应作成书面文件的（而且不需要向特定的人转移的），可用电磁记录代替的规定
　　在旧商法中，有很多要求公司必须作成书面文件的规定。其中最典型的就是带有“书”字样的文件，比如说股份有限公司必须作成的损益计算书、营业报告书、附属明细书以及监查报告书等。2001年修改法规定可用电磁记录的方式来作成这些文件；并将其视作是用书面作成的文件（新商法281条3项）。并规定如该文件被要求置备于本店等的，该电磁记录也应置备于本店等场所（新商法263条1项）。其他属于这类文件的还有公司的章程（新商法166条3项）、股东名册（新商法223条2项）、股东大会会议记录（新商法244条4项）、董事会会议记录（新商法260条第4项）以及借贷对照表等财会文件（新商法281条2项、3项）。这些不仅限于股份有限公司，而且对关于有限公司、合名公司以及合资公司的相关规定也作了相应的修改。
　　3．对公司或特定的人进行书面请求、通知的场合，可用电磁方法行使的规定
　　（1）公司对股东等人所发出通知的电子化
　　根据2001年修改法的规定，公司依据政令的规定，在取得接受方股东等的承诺后，可用电磁方法发出旧商法中规定必须以书面形式发出的通知等（如股东大会的召集通知），用这种方式发出的通知被视作是用书面发出的通知（新商法232条2项）。其他适用此类规定的还有关于股东大会参考文件和表决权行使书面的交付（新商法239条之2第3项、新商法239条之3第3项）、公司债券持有人集会召集通知的发送（新商法322条3项）、公司债权人集会召集通知的发送（新商法339条1项）等事项。之所以要以接受方的承诺为要件，是因为考虑到有些股东可能不会使用电脑或互联网，而要确保这些股东行使权利的机会。
　　至于具体用哪种通知方法，新商法并没有作出具体的规定。有学者认为必须向电子邮件信箱个别发出。这是因为如果仅仅是在网页上公布，不能保证每个人都能收到通知。
　　（2）股东等对公司行使请求的电子化
　　根据旧商法的规定，股东等（包括公司债券持有人）向公司行使请求时，有的必须要以书面形式来进行。对于这些事项，2001年修改法承认股东在取得公司的承诺后可用电磁方法来行使请求，并把该请求视作是用书面作出的请求。属于这类事项的有：反对营业权转让决议的股东向公司行使股票回购请求（新商法245条之3）；在设定股票转让限制的公司，股东请求公司承认股票的转让，或未获承认而请求公司指定受让人（新商法204条之2第2项）；股东行使股东大会的提案权（新商法232条3项）；少数股东召集股东大会的请求（新商法237条2项）；股东为在股东大会上请求董事和监事作出说明，而事先通知请求说明的事项（新商法237条3项）；以书面请求累积投票（新商法256条之3第3项）；行使股票转换请求（新商法222条之5第3项）；股东向监事请求追究董事的责任（新商法267条2项、275条之4）以及股东代理人的表决代理权的证明（新商法239条3项）等。
　　和公司向股东发出通知一样，股东用电磁方法行使请求同样也需公司的承诺。公司是否承诺在原则上是自由的（新商法204条之2第2项），这也是因为考虑到有的公司还没有完全实现运营IT化。但对于一些事项（如股东请求公司承认股票的转让、股东行使提案权等），如该股东对公司可用电磁方法发送股东大会召集通知作出承诺的，直到关于该股东大会召开口所属营业年度决算的定期大会终结为止，公司如无正当理由不得拒绝（新商法204条之2第3项）。作出这样的规定，是基于应公平对待公司和已做出承诺的股东这样一种考虑。
　　（3）董事向监事提出财务会计报表以及监事向董事提出监查报告书的情形
　　对于公司的财务会计报表以及监查报告书等文件，2001年修改法已允许它们在作成时的电子化。但由于这些文件同时又必须由董事提交给监事或由监事提交给董事，这种情形和发送股东大会的召集通知一样，也存在着接受方不会使用电子手段的问题。为了解决这个问题，在承认可用电子方迭实施这些事项的同时，2001年修改法又赋予了接受方的书面交付请求权，即当接受方提出须用书面提出时，提交方必须交付书面文件（新商法281条之2第3项、第4项、同条之3第3项）。
　　4．股东大会运营的IT化
　　（1）书面投票制度的全面导入
　　在2001年修改法之前，一般公司是不能采用书面投票制度的，只有那些资本金在5亿日元或负债的合计金额在200亿日元以上，而且拥有表决权的股东人数在1000人以上的公司才能采用，并且这种制度是强制性的（商法特例法21条之3）。由于在有些不符合上述条件的公司里，其股东广泛地分布在全国乃至世界各地，有必要允许这些公司采用书面投票制度。所以2001年修改法在继续维持强制大公司采用书面投票制度的基础上，也以通过董事会决议为条件而允许其他公司导入书面投票制度（新商法239条之2）。
　　（2）电子投票制度的选择性导入
　　和书面投票制度一样，根据2001年修改法的规定，所有的股份有限公司均可以通过董事会的决议为条件，来有选择的采用电子投票制度（新商法239条之3）。这意味着股东是否可行使电子投票权由公司决定。股东行使电子投票权应事先取得公司的承诺，并和书面投票制度一样，须在股东大会会议日之前向公司发出电子投票状。但公司对于那些已承诺召集通知电子化的股东，不得拒绝对其电子投票权的承诺（新商法239条之3第5项）。
　　至于具体应用何种电磁方法，2001年修改法并没有作出具体规定。这意味着公司可自由设计行使的方式，既可考虑用电子邮件的方式，也可考虑让股东直接在公司为投票设计的网页上根据使用指南行使。
　　电子投票制度涉及到较多的法律问题，主要有以下几点值得注意和思考：①关于股东的本人确认问题。因为自前日本的现状是即使股东到会场投票也没有实行严格的本人确认，要求电子签名等手续会降低电子投票的便利性，而且电子投票不象电子商务那样直接关系到个人的财产，故2001年修改法并没有要求电子签名。但可考虑加密码等方法来确保股东的身份。②关于电子投票和书面投票的二重性问题。股东有可能重复使用书面投票和电子投票两种方式，而且内容又可能是不一致的，在这种情况下应如何处理，2001年修改法并没有作出规定。通常，意思表示根据先后关系应采用后来表示的，但后发出的电子投票有可能先于书面投票的到达，所以以到达日期的先后为基准是否妥当值得怀疑。③投票系统出现故障时的处理。由于投票系统出现故障而导致股东无法行使投票权时，日本学者一般认为如公司对于该故障没有归责性，只要有足够的法定有效票数，则该决议应认为是有效的。④表决权行使的撤回和变更。一般认为股东对于其发出的书面投票或电子投票在表决权行使的期限之前作出撤回或变更的意思表示的，公司如没有正当的理由，是不应该拒绝的。当然，当已作出电子投票的股东又出席股东会时，其电子投票应视为无效。⑤表决权行使的期限问题。如前所述，股东行使电子投票权最迟应在股东大会会议日之前，由于电子邮件等没有配送时间的限制，所以一般认为具体的有效期限原则上应该是在股东会召开前一天的午夜零点之前。但这样处理在实务上会导致公司加班到深夜，有学者认为可考虑以公司和股东之间约定时间的方法来解决这个问题。

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