首先此次整理的日语正如题所示，是比较局限的，有几个关键点是1.我是作为接待方的翻译，而不是拜访者。2.来访的是客户，不是供应商之类的。3.没有之前的预约等各种程序，而是直接切入到会议了，即迈入会议室开始。

第一步：交换名片

NO1.有名片可以交换的情况下，那么整个过程是这样的：

递名片：一边鞠躬（日本人真的有鞠躬强迫症的，不管做什么事都习惯鞠躬，甚至在看不到对方，打电话的情况下），双手拿名片，递给对方，一边做自我介绍：“はじめまして。私、○課（○部／○担当）の張と申します。どうぞよろしくお願いします。”

NO2.另外一种情况就是，当我还是个小角色，小的没有名片，或者是正好在这节骨眼上，名片没有了，那么这时候就要以及其恭敬的态度，以万分抱歉的语气说：“もうしわけございません。今、名刺を切らしておりまして。”

第二步：接受名片

在接到对方递来的名片时，要说：“ちょうだいいたします。”然后把接来的名片放在桌子上，按座位一一对齐。

第三步：小细节

NO1.倒茶，将茶放在客人的右手边，拿起来方便，然后说声：“お茶をどうぞ。”

NO2.询问客户习惯，尤其是在看到会议桌上没有烟灰缸时，更应该问一句：“たばこを吸いますか？”以避免到时候客户想吸烟而没有烟灰缸的尴尬。

第四步：寒暄语

例如：お忙しいところを恐れ入ります。（在百忙之中打扰您，很不好意思）

いつもお世話になっております。（承蒙关照）

わざわざご足労いただき、どうも申し訳ございません。（让您特地跑一很趟，实在很抱歉。）

第五步：切入主题

在寒暄语结束之后，便该切入正题了。关于切入正题，可能会有正式和非正式两种吧。

NO1.正式的：早速ですが、本題に入りましょうか。

早速用件に入ってもよろしいでしょうか。

NO2.非正式的：一般是寒暄着就进入正题了，比如说：実はさあ……

这是我听过的我所跟随的那个日本总监最常用的切入正题的方式。

第六步：会议结束时用语

NO1.有别的理由而想结束会议时，例如：もっとゆっくりお話したいのですが、あいにく今日は○時から会議が入っておりますもので、……

別の用事がありますので、私はこれで失礼します。

NO2.商谈愉快，达成友好的合作关系后，例如：これをご縁に今後ともよろしくお願いします。

NO3.对对方的拜访表示感谢之情：本日はご足労いただき、ほんとうにありがとうございます。